كيف يعيق الفصل المادّي في مكان العمل التعاون بين الزملاء

هذا سؤال هام للغاية، خاصة في عصر العمل الهجين والعمل عن بُعد. يؤدي الفصل المادّي في مكان العمل إلى إعاقة التعاون من خلال مجموعة من العوائق النفسية والاجتماعية والعملية.

في هذه المقالة نبيّن تفصيلاً لكيفية حدوث ذلك.

1- فقدان التفاعل العفوي:

في المكاتب المشتركة، لا يتم دائمًا جدولة التعاون. إنه يحدث في اللحظات ”الوسيطة“: عند آلة القهوة، أو أثناء السير إلى اجتماع، أو عند سماع محادثة على مكتب مجاور، أو عند النظر عرضًا إلى ما يفعله شخص آخر. هذه التفاعلات الصغيرة هي أساس الثقة وتبادل المعرفة غير الرسمي والابتكار. فهي تسمح بطرح أسئلة سريعة (”مرحبًا، هل لديك دقيقة؟“)، وتقديم ملاحظات سريعة، وتبادل الأفكار بين الفرق التي لا تحدد عادةً اجتماعات رسمية.

عند الفصل المادي، يجب أن يكون كل تفاعل مقصودًا ومجدولًا (رسالة سريعة، بريد إلكتروني، دعوة تقويم). وهذا يخلق حاجزًا أكبر أمام التواصل. يتردد الناس في ”مقاطعة“ الآخرين لطرح سؤال بسيط، وبالتالي يضيع التدفق الطبيعي لتبادل الأفكار. وغالبًا ما يتأثر الابتكار سلبًا نتيجة لذلك.

للعمل عن بعد مساوئه أيضًا

2- انخفاض الترابط الاجتماعي وضعف الثقة:

تتيح مشاركة المساحة المادية مع الموظفين الآخرين بناءَ ”رأس المال الاجتماعي“، وهو شبكة العلاقات التي تسمح للفريق بالعمل بفعالية. ويشمل ذلك التعرف على شخصيات الزملاء وحسهم الفكاهي وإشاراتهم غير اللفظية. هذه التفاعلات المتكررة ذات المخاطر المنخفضة هي التي تبني الثقة؛ فأنت أكثر عرضة لاتخاذ مخاطرة إبداعية أو اقتراح فكرة غير مكتملة على شخص تربطك به علاقة شخصية. هذا ”الأمان النفسي“ أمر بالغ الأهمية للتعاون العميق.

عند الفصل، غالبًا ما تكون الاتصالات عن بُعد أكثر توجهاً نحو المهام وأقل شخصية. من الصعب قراءة لغة الجسد ونبرة الصوت في مكالمة فيديو، ولا توجد فرص لإجراء محادثات غير رسمية حول الحياة الشخصية. يمكن أن يؤدي ذلك إلى جعل العلاقات تبدو أكثر رسمية وهشاشة، ما يجعل الموظفين أقل احتمالاً للانخراط في التواصل المفتوح والضعيف الذي يتطلبه التعاون الحقيقي.

3 – الانحياز للقريب ”بعيد عن العين، بعيد عن القلب“:

من الطبيعي أن تحظى الفرق القريبة جسديًا بوقت أكثر مع المديرين والقيادة. فهي أكثر ظهورًا. ويمكن أن يؤثر هذا الظهور بشكل غير واعٍ على القرارات المتعلقة بتخصيص الموارد والترقية ومن يتم إشراكه في المناقشات المهمة.

عند الفصل، من السهل جدًا أن يصبح الموظفون عن بُعد، أو أولئك الذين يعملون في فرع مكتب مختلف ”غير مرئيين“. قد يُستبعدون من المناقشات المرتجلة التي تدور في غرفة الاجتماعات بعد الاجتماع، أو يفوتهم سياق دقيق، أو يتم نسيانهم عند توزيع المشاريع الجديدة. وهذا يخلق انعزالًا وعدم مساواة، ما يعيق التعاون بين الفرق.

4 - زيادة الاحتكاك والتأخير في التواصل:

يستغرق التوجه إلى زميل وطرح سؤال عليه ثانيتين. أما التواصل عن بُعد لطرح نفس السؤال فيتطلب فتح تطبيق وكتابة رسالة وانتظار الرد (الذي قد يستغرق ساعات إذا كان الشخص مشغولاً) وربما التعامل مع سوء الفهم بسبب عدم وجود نبرة صوتية. وهذا يعني أنّ ”معامل الاحتكاك“ في التواصل أعلى بشكل كبير. يؤدي هذا التأخير إلى إبطاء عملية اتخاذ القرار وحل المشكلات وزخم المشروع، وتصبح دورات العمل السريعة والمتكررة (الشائعة في المجالات الإبداعية والتقنية) بطيئة ومرهقة.

عند الفصل، تستغرق المشاريع وقتًا أطول. يمكن أن تتفاقم سوء الفهم البسيط ويصبح مشكلة كبيرة لأنه لا يتم توضيحه على الفور، وتتباطأ وتيرة العمل.

5 - صعوبة الاندماج ونقل الثقافة:

لا يتعلم الموظفون الجدد من التدريب الرسمي فحسب، بل من خلال مراقبة كيفية عمل الآخرين وتفاعلهم واتخاذهم للقرارات. يتعلمون القواعد والأعراف غير المكتوبة. وهذه هي الطريقة التي يتم بها الحفاظ على ثقافة التعاون ونقلها.

عتد الفصل، بالنسبة للموظفين عن بُعد، يعد التمكين عملية رسمية. إنهم يفقدون التعلم غير الرسمي. من الصعب جدًا فهم ”كيف تتم الأمور هنا“، ما قد يجعلهم يترددون في التعاون بفعالية أو يشعرون بأنهم جزء من الشركة. وهذا قد يؤدي إلى استمرار دورة من التعاون الضعيف.

يسبّب الفصل المادّي صعوبة في الاندماج في المؤسسة

التخفيف من التحديات - الأمر ليس حتميًا:

على الرغم من أن الفصل المادي يخلق هذه الحواجز، إلا أنها ليست مستعصية. تعمل الشركات الناجحة التي تعتمد على العمل عن بُعد والعمل المختلط بنشاط على مواجهتها:

• الإفراط في التواصل حول السياق: استخدم أدوات تسمح بإدارة التعاون، أو برامج إدارة المشاريع لمشاركة التحديثات والمعلومات بشفافية، مع التأكد من عدم ترك أي شخص في الظلام.

• إنشاء ”مبردات مياه“ رقمية: خصص قنوات في تطبيقات الدردشة لمواضيع غير متعلقة بالعمل (على سبيل المثال، pets#، #gaming، #weekend-plans)، واستخدم منصات الاجتماعات الافتراضية للفعاليات الاجتماعية غير الرسمية لبناء علاقات شخصية.

• تصميم تعاون مقصود: قم بجدولة اجتماعات منتظمة وجلسات عصف ذهني وجلسات ”عمل مشترك افتراضي“ لتوليد طاقة مساحة العمل المشتركة.

• الشفافية كقاعدة أساسية: قم بتسجيل الاجتماعات ومشاركة الملاحظات على نطاق واسع وتوثيق العمليات بحيث تكون المعلومات متاحة للجميع، بغض النظر عن الموقع.

• الاستثمار في التكنولوجيا المناسبة: تأكد من أن الجميع لديهم أدوات اجتماعات فيديو عالية الجودة، ولوحات رقمية تعاونية، وأنظمة مشاركة ملفات سلسة.

التقانات الحديثة قد تكون حلاً – مشاركة اللوح في الاجتماعات

الخاتمة:

يؤدي الفصل المادي إلى إعاقة التعاون من خلال إزالة (أو تقليل) التواصل البشري والتفاعل العفوي الذي يولد الأفكار ويبني الثقة. فهو يستبدل بالتواصل المنخفض الجهد والعالي التردد تفاعلاتٍ مجدولة عالية الجهد ومنخفضة التردد. المفتاح للتغلب على هذا هو أن تكون واعيًا للأمر، وراغبًا في تعزيز التواصل، بدلاً من الاعتماد على بيئة المكتب للقيام بذلك تلقائيًا.